Il importe de réfléchir à la façon dont vous pouvez préparer l’arrivée du ou de la stagiaire, et aux éléments nécessaires à la réussite du stage. Voici quelques points cruciaux à considérer :

Avant la première journée :

• Aménagez un espace de travail et paramétrer les comptes courriel et d’entreprise
• Élaborez un plan de formation pour les premières semaines

Durant la première journée :

• Faites une tournée du bureau
• Remettez aux stagiaires des documents d’orientation générale sur l’organisation et le secteur d’activité, dont il ou elle pourra prendre connaissance
• Demandez à un membre de l’équipe de l’emmener luncher; voir à ce que l’étudiant.e participe dorénavant (quand la chose est appropriée) aux activités de l’équipe

Pendant les deux premières semaines :

• Organisez une rencontre entre le ou la stagiaire et son superviseur
• Fournissez un plan et un calendrier de formation 
• Présentez le ou la stagiaire à toute l’équipe, ou aux membres pertinents

Le processus d’intégration est une étape cruciale de l'intégration d'un étudiant dans la structure et la culture de l'organisation. Un processus d'intégration solide peut soulager une grande partie du stress et de l'attente qu'un étudiant peut ressentir au cours de ses deux premières semaines de travail. Grâce à un processus d'intégration efficace, les étudiants pourront rencontrer leur nouvelle équipe, comprendre la structure de l'organisation et devenir plus rapidement productifs en prenant confiance et en comprenant les processus internes de l'équipe. 

En fonction de la taille de votre organisation, différentes personnes peuvent être chargées du processus d'intégration d'un nouvel étudiant. Un membre du personnel de la DRH peut aider à la logistique de la mise en place de l'e-mail des étudiants, de l'équipement informatique, du paquet de bienvenue, etc. Dans les petites organisations, cette tâche peut être confiée à un comité ou au superviseur lui-même. Dans les deux cas, le superviseur est un point de contact important pour accueillir l'étudiant dans son travail et le présenter au reste de l'équipe.

Les étudiant.e.s internationaux peuvent demander un visa de travail pour une durée maximale de trois ans après leur diplomation, à condition d’avoir terminé un programme d’au moins deux ans. Une fois qu’un.e étudiant.e international.e détient un visa de travail, vous pouvez l’embaucher comme toute autre personne.
 
Plus tard, si vous souhaitez conserver cette personne dans votre effectif et qu’elle souhaite demeurer au Canada, vous pouvez demander une étude d’impact sur le marché du travail, ou encore l’étudiant.e peut demander la résidence permanente.

Les étudiants internationaux sont, en général, multilingues et peuvent posséder un haut niveau de conscience culturelle et permettent de rehausser la diversité dans votre milieu de travail, ce qui amène souvent un nouvel éclairage sur les problèmes de votre organisation. Les entreprises qui cherchent à percer ou à développer des marchés internationaux, ou qui observent que leur clientèle comprend de plus en plus de nouveaux arrivants au Canada, tireront profit du recrutement d’étudiants internationaux. Ceux-ci peuvent offrir une compréhension plus approfondie de la communication interculturelle, et peuvent même être en mesure de fournir de précieux contacts internationaux. Enfin, les étudiants internationaux sont souvent riches d’une formation et d’une expérience qui pourraient grandement profiter à votre organisation.

La rémunération d'un étudiant international fonctionne de la même manière que celle d'un étudiant national. Les règlements relatifs au salaire minimum et aux normes du travail sont les mêmes pour les étudiants internationaux et pour le reste de la population canadienne. Le processus de paiement sera similaire, puisqu’ils auront obtenu un numéro d’assurance sociale (NAS) avec leur permis de travail étudiant. 

Pour décoloniser et autochtoniser votre processus de recrutement, il importe de répondre aux questions suivantes.
 
Questions relatives au lieu de travail et à la formation interculturelle :

• Votre organisation a-t-elle une idée claire de la raison pour laquelle elle souhaite embaucher des étudiant.e.s autochtones?
• Qu’ont fait les superviseurs de votre organisation pour décoloniser votre culture d’entreprise?

Questions sur l’embauche et la rétention :

• Quel soutien comptez-vous donner en milieu de travail aux étudiant.e.s autochtones?
• Si l’embauche d’étudiant.e.s autochtones est perçue comme un geste de pure forme, comment votre organisation va-t-elle y remédier?
• Est-ce que votre organisation propose des adaptations pour les obligations culturelles et familiales?

 
Pour plus d’information, consultez le Guide pour évacuer la mentalité coloniale et ouvrir le milieu de travail aux Autochtones de l’Université de Victoria.

Chaque province offre une aide financière pour les adaptations nécessaires aux personnes handicapées. Pour en savoir davantage, voir la page Finding Funding to Accomodate Students with Disability de l’Association nationale des étudiant.e.s handicapé.e.s au niveau postsecondaire (NEADS).

Comme employeur de personnes handicapées, votre obligation d’adaptation s’accompagne des droits et responsabilités qui suivent :

Vous avez l’obligation :

• De prendre toutes les mesures d’adaptation raisonnables nécessaires pour répondre aux besoins d’une personne qui subit une discrimination en raison d’une règle, d’une pratique ou d’un obstacle matériel sur le lieu de travail.
• De répondre à ses besoins en prenant rapidement d’autres arrangements.
• De répondre à ses besoins jusqu’au point de contrainte excessive. Voir « Qu’est-ce qu’une contrainte excessive? »
• D’accepter toute demande d’adaptation présentée de bonne foi.
• De préserver la confidentialité de la requête.
• D’expliquer clairement à la personne pourquoi vous ne pouvez pas répondre à ses besoins, si c’est le cas.

Vous avez le droit :

• De demander des renseignements pertinents sur le handicap de la personne.
• De la faire examiner par votre propre professionnel de la santé, qui évaluera ses besoins d’adaptation et déterminera le degré de contrainte qui vous serait imposé par l’adaptation.

Pour ce qui concerne les droits et responsabilités des employés handicapés, voir « En tant qu’employé.e ayant un handicap, quels sont mes droits et mes responsabilités? » dans la FAQ pour étudiants.

Si un.e employé.e a divulgué un handicap à l’organisation et demande des mesures d’adaptation, l’employeur a la responsabilité légale de répondre à ses besoins jusqu’au point de contrainte excessive. On entend par « contrainte excessive » un coût non négligeable pour l’employeur, qui impose à l’entreprise un fardeau excessif d’adaptation. Il n’existe pas de formule établie pour déterminer ce qu’est la contrainte excessive, qui dépend de chaque entreprise et de chaque cas. Voici certains facteurs à considérer pour déterminer s’il y a contrainte excessive :

• Coût financier
• Non-respect des dispositions d’une convention collective
• Risque de problèmes avec le reste du personnel
• Taille de l’entreprise et interchangeabilité du lieu de travail
• Risques pour la santé et la sécurité qui résultent de la mesure d’adaptation

Quatre grands facteurs permettent d’offrir aux personnes handicapées un environnement accessible et accueillant :

• L’engagement de la direction – La haute direction, en particulier, doit s’engager dans le changement afin de faire évoluer la culture.
• Les champions de la diversité et de l’inclusion – Les champions mènent le changement et peuvent être utilisés pour porter le message de l’inclusion.
• Un plan d’inclusion durable à long terme – Un tel plan comprend une vision pour éduquer et sensibiliser les employés, à revoir les systèmes d’emploi pour s’assurer que les besoins des employés handicapés sont identifiés et satisfaits. En outre, un plan structuré contribuera à tenir les gestionnaires responsables de leurs efforts pour créer un environnement de travail inclusif.
• La capacité de mettre en œuvre toutes les politiques et pratiques conçues au sein de l’organisation. Sans la mise en œuvre de plans et des politiques à long terme, la diversité et l’inclusion ne seront pas à la hauteur.

Chaque employé est différent, et chacun a ses propres capacités et besoins. À ce titre, chaque employé.e, handicapé.e ou non, a besoin d’un aménagement d’une manière ou d’une autre. La plupart du temps, les aménagements our les employés présentant une déficience intellectuelle ou un trouble su spectre autistique (TSA) ne coûtent rien à votre entreprise. Les aménagements les plus courants sont de simples modifications du lieu du travail ou des technologies d’assistance. En tant qu’employeur, la loi vous oblige à prendre des mesures d’adaptation pour les employés handicapés jusqu’à ce qu’il y ait contrainte excessive.

Pour trouver des étudiant.e.s handicapé.e.s qualifié.e.s, vous pouvez procéder de la même façon que pour des candidat.e.s non handicapé.e.s, par exemple en publiant des offres d’emploi ou en contactant le campus local ou l’association d’affaires de votre localité. Cependant, il y a quelques points à garder à l’esprit si votre organisation cherche expressément à rejoindre des étudiant.e.s handicapé.e.s :
 

1. Rendre l’offre d’emploi et l’entrevue accessibles. Voir Comment puis-je rendre le processus d’entrevue accessible aux personnes handicapées?.
2. Encourager les organisations communautaires d’aide aux personnes handicapées et les centres d’information sur les carrières de niveau postsecondaire à communiquer les offres d’emploi aux étudiant.e.s handicapé.e.s qualifié.e.s. Les services d’orientation professionnelle de nombreux établissements postsecondaires se feront aussi le plus grand plaisir d’aider les employeurs à rejoindre un auditoire d’étudiant.e.s handicapé.e.s qualifié.e.s.
3. Assurez vous que votre milieu de travail soit accessible. Voir Comment puis-je cr.er un milieu de travail accessible et accueillant pour les personnes handicapées ?