Superviser n’est pas mentorer. La supervision est généralement axée sur les tâches, par exemple l’exécution d’une activité particulière du plan de travail. Le mentorat vise davantage à encourager le perfectionnement à long terme et a souvent un caractère moins officiel. Gardez à l’esprit que le ou la superviseur.e n’est pas nécessairement le ou la mentor. Même si certains superviseurs peuvent au départ vouloir également jouer le rôle de mentor, il est avantageux pour le stagiaire de recevoir les conseils professionnels de plusieurs personnes.

Pour être efficace, une supervision nécessite une communication constante et claire entre l’étudiant.e et le superviseur, ainsi qu’une affectation ou un plan de travail bien structuré. Faites des contrôles réguliers pour vous assurer que l’étudiant.e est sur la bonne voie et qu’il ou elle comprend les tâches confiées et leur échéancier. Soyez disponible et prévoyez suffisamment de temps pour discuter et clarifier les choses.
 
En mettant l’accent sur le perfectionnement à plus long terme, les bons mentors fixent des objectifs de perfectionnement mutuels, permettent aux stagiaires de prendre leurs propres décisions, stimulent la pensée et la réflexion, et contribuent à ouvrir des portes et à détecter les occasions favorables. Le ou la mentor doit être une personne bien établie dans l’organisation, et doit en avoir une compréhension large. Ce doit également être un.e bon.ne communicateur ou communicatrice et une personne souple, empathique et disponible.

La réussite d’une expérience d’apprentissage intégré au travail ne tient pas au titre du poste occupé ou à un projet. Les étudiant.e.s qui sont bien intégrés à l’équipe de travail vivent une expérience plus positive. Dans cet esprit, traitez les stagiaires comme vous traiteriez tout autre employé.e, et veillez à les faire participer à diverses activités. Voici quelques conseils :

• Faites travailler le ou la stagiaire en binôme avec un.e coéquipier.e qui pourra l’informer sur l’organisation et l’équipe.
• Donnez-lui l’occasion de faire partie de l’équipe et de rencontrer les autres membres dans des cadres informels.
• Si vous travaillez dans un bureau, installez le ou la stagiaire à proximité d’autres membres de l’équipe.
• Prévoyez des activités brise-glace dans des réunions d’équipe, pour l’aider à connaître les autres membres et à nouer des relations. (Les activités brise-glace conviennent également aux réunions virtuelles!)
• Organisez de courtes rencontres de présentation avec le personnel œuvrant au sein d’autres équipes ou services.
• Invitez le ou la stagiaire à participer aux comités d’animation sociale ou à la planification des activités sociales.
• N’oubliez pas de l’inviter aux lunchs ou aux rencontres d’après-travail.
• Soyez amical et curieux. Apprenez à connaître le ou la stagiaire comme personne à part entière.
• Prenez régulièrement le pouls de la situation à l’aide de questions simples (« Comment ça va aujourd’hui? » « As-tu besoin d’aide? »).

Le mentorat est une relation un à un qui repose sur l’encouragement, les commentaires constructifs, la franchise, la confiance mutuelle, le respect, ainsi que la volonté d’apprendre et d’échanger. Cette relation s’établit entre un.e employé.e plus expérimenté (parfois un.e superviseur.e, mais pas nécessairement) et un.e employé.e moins expérimenté ou un.e étudiant.e. 

Mentorer un.e étudiant.e sert à lui transférer des compétences, des connaissances et des expériences. La relation profite à l’étudiant.e (mentoré.e) en l’aidant à acquérir de nouvelles compétences et de nouveaux intérêts, à diversifier ses perspectives de carrière et à élargir son réseau. De son côté, le ou la mentor peut en profiter pour redonner à l’organisation et renforcer ses capacités et ses compétences de leadership.

Le ou la mentor sert de modèle, de motivateur et de conseiller pour le ou la stagiaire. Voici quelques-unes de ses responsabilités :

• Aider l’étudiant.e à se fixer des objectifs de carrière à long terme et des buts d’apprentissage à court terme.
• Aider l’étudiant.e à comprendre la culture organisationnelle.
• Recommander ou créer des possibilités de formation.
• Transmettre des connaissances dans des domaines tels que la communication, l’esprit critique, la responsabilité, la flexibilité et le travail d’équipe.
• Souligner les points forts et les points à améliorer.
• Répondre aux questions de toute nature.
• Conseiller le ou la stagiaire sur des sujets de nature personnelle, comme la recherche d’un appartement pour les étudiants de l’extérieur.
• Demeurer disponible pour aider l’étudiant.e à dénicher un emploi après ses études.

Pour plus d’information sur le mentorat et sur les avantages que peuvent en retirer les étudiant.e.s comme les employeurs, voir le Guide sur le mentorat des étudiants du gouvernement du Canada.

Il importe de rectifier sans délai la situation avec le ou la stagiaire. Tout d’abord, il est bon de vous poser quelques questions pour bien cerner la racine du problème :

• Est-ce que la portée du travail, les tâches à accomplir et l’échéancier lui ont été communiqués clairement et par écrit?
• Les tâches/la portée du travail conviennent-elles à son expérience et à ses compétences?
• Est-ce que l’étudiant.e fait régulièrement le point avec son ou sa superviseur.e pour discuter de l’avancement des projets/tâches? L’encourage-t-on à donner une rétroaction et à signaler les problèmes?
• Est-ce que l’étudiant.e a accès à un mentor? Y a-t-il une formation particulière qui pourrait l’aider à rajuster le tir?
• Si les problèmes ont trait à l’assiduité, ou encore au comportement ou à l’attitude au travail, lui avez-vous fourni des lignes directrices par écrit, ou avez-vous fait un suivi en personne et par écrit?
• Est-ce que l’étudiant.e comprend qu’il/elle ne répond pas aux attentes?

 
Mesures pour remédier à l’insuffisance du rendement :

• Abordez le problème dès que possible.
• Soyez préparé.e et soyez spécifique. Rencontrez l’étudiant.e et exposez clairement les problèmes. Munissez-vous de toute la documentation pertinente, pour vous y reporter au besoin. Faites un suivi par écrit pour vous assurer que l’étudiant.e comprend la situation et, s’il y a lieu, le plan d’action.
• Offrez une formation appropriée. Est-il possible d’offrir des webinaires ou des occasions de jumelage?
• Demandez à l’étudiant.e comment vous pouvez l’aider. Si le problème est apparu subitement, il se peut que des facteurs externes ou personnels soient en jeu.
• Fixez ensemble des objectifs de rendement. 
• Prévoyez un processus de suivi et reconnaissez les améliorations observées.
• Faites un suivi avec l’établissement postsecondaire et décrivez les problèmes. Consultez toujours l’établissement avant de prendre la décision de congédier l’étudiant.e.