Lorsque vous vous préparez pour votre premier jour dans votre nouveau travail, il y a quelques questions essentielles à poser à votre employeur. Par exemple, si votre employeur indique que vous pouvez travailler selon un horaire flexible, demandez-lui de préciser ce qu’il veut dire. Il peut y avoir un certain nombre d’heures « centrales » dans la journée pendant lesquelles chaque employé est censé être en ligne. Dans d’autres lieux de travail, on peut s’attendre à ce que les employés commencent leur journée de travail dans un certain créneau horaire (par exemple entre 8 et 10 h). Voici d'autres bonnes questions à poser pour s’assurer d’être sur la même longueur d’onde avec votre superviseur :

• Comment dois-je communiquer mes horaires de travail à l'équipe ?
• Suis-je censé suivre votre temps de travail ?
• Quand ont lieu les réunions d'équipe ?
• Quand et comment dois-je faire un rapport ou rencontrer mon superviseur ?
• De quelle façon dois-je communiquer avec mon superviseur et avec l’équipe?
• Avec qui vais-je travailler ?
• De quelle technologie ai-je besoin? Y a-t-il des identifiants de connexion que je dois paramétrer?
• Y a-t-il des activités/séances/réunions auxquelles je devrais assister cette semaine?
• Que dois-je faire si je suis malade et incapable de travailler?
• Comment mon rendement sera-t-il évalué?

Assurez-vous que votre espace de travail soit ergonomique pour réduire les risques de blessure et d’inconfort. Les règles de base consistent à ne pas travailler du lit ou du canapé, et de ne pas s’affaler devant votre ordinateur. Installez-vous plutôt à un bureau ou à une table où vous pouvez placer votre ordinateur de façon à ce que votre tête soit face à l’écran et que vos épaules soient détendues. Pour cela, il vous faudra peut-être utiliser un clavier et une souris externes, vous doter d’un écran supplémentaire, ou poser l’ordinateur sur des livres ou un support pour ordinateur portable. Idéalement, cette configuration vous permettra de garder vos coudes pliés à 90 degrés, vos avant-bras reposant sur les accoudoirs du fauteuil ou sur la table.

Votre employeur peut vous fournir un ordinateur de travail ou un téléphone, en fonction de la nature de votre poste. Un ordinateur équipé d’une webcam pourrait s’avérer particulièrement important pour communiquer « face à face » avec votre équipe lors des appels. Peu importe votre poste, il vous faut une connexion Internet fiable. Au besoin, reliez directement votre ordinateur au modem par un câble afin de renforcer la connexion pour les vidéoconférences. Enfin, tentez d’aménager un espace de travail dédié chez vous pour limiter les distractions. Si vous avez des doutes sur l’aménagement de votre poste de travail, demandez à votre superviseur de vous aider à résoudre le problème. Et surtout, n’oubliez pas de faire des pauses pour refaire le plein d’énergie.

Si votre employeur n’est pas en mesure de vous fournir l’équipement nécessaire pour travailler à distance, contactez le Bureau de l’apprentissage et des études expérientielles de votre université qui pourra peut-être vous aider. 

Comme pour les réunions en personne, quelques règles d’étiquette s’imposent lors des conférences téléphoniques :

• Connectez-vous quelques minutes à l’avance, surtout si vous n’avez jamais utilisé auparavant la plateforme de vidéoconférence et que vous devez télécharger une nouvelle application.
• Une fois la connexion établie, présentez-vous ou saluez les autres personnes déjà en communication.
• Quand vous ne parlez pas, activez la fonction sourdine pour réduire le bruit de fond et de frappe. Dans la mesure du possible, installez-vous dans un endroit calme.
• Ayez conscience de votre communication non verbale. Si votre caméra est activée pendant un appel, faites attention à vos expressions faciales et sachez que les autres participants vous voient. Essayez de sourire et de hocher de la tête à la personne qui parle, pour mieux participer à la conversation.
• Si vous êtes l’organisateur de la réunion, envoyez des invitations sur calendrier, en y joignant un ordre du jour que tout le monde pourra consulter avant la réunion et auquel vous ajouterez ensuite des points supplémentaires, s’il y a lieu. Si nécessaire, veillez à ce qu’un preneur de notes soit désigné.

Il est difficile de connaître ses coéquipiers quand on travaille à distance. S’il en existe déjà, essayez de vous joindre à un quelconque groupe de rattrapage informel du week-end, ou à un groupe de café virtuel matinal. S’il y a d’autres stagiaires, contactez-les une fois par semaine ou selon les besoins pour mieux les connaître. Invitez à tour de rôle vos collègues à prendre un « café virtuel » pour mieux connaître leur rôle et les projets auxquels ils travaillent. Si le temps le permet, durant les réunions d’équipe, pensez à poser des questions d’entrée en matière ou des questions brise-glace qui renforceront l’esprit d’équipe et la collaboration. Et si votre équipe utilise Slack ou un autre outil de messagerie informelle, proposez de créer des canaux moins sérieux, comme #nimportequoi, #chiensetchats, #recettes ou #divertissement, où les gens pourront intervenir à temps perdu.

Avant d’approcher votre gestionnaire, demandez-vous quelles sont les informations (s’il y a lieu) qu’il est nécessaire de divulguer selon vous. Le simple fait d’avoir un problème de santé ne vous oblige pas à le divulguer à votre superviseur.
 
Si vous décidez d’avoir cette conversation, fixez un rendez-vous face à face (même en mode virtuel) avec votre superviseur. Au début de la rencontre, remerciez-le de prendre le temps de vous écouter, puis indiquez que vous souhaitez porter à son attention une question personnelle, et décrivez sur un ton neutre votre problème de santé. Expliquez comment ce problème affecte votre capacité à travailler, et exposez toutes les mesures que vous avez prises pour gérer la situation. Si vous connaissez des mesures que votre superviseur peut prendre pour vous aider, suggérez-les. Demeurez orienté.e solutions. Donnez à votre superviseur l’occasion de répondre à vos questions, et d’en poser lui ou elle même. À l’issue de la rencontre, remerciez-le ou la encore d’avoir pris le temps de vous rencontrer, puis discutez des éventuelles prochaines étapes.
 
Votre Bureau de l’apprentissage et des études expérientielles constitue également une excellente ressource qui pourra vous aider à naviguer sereinement dans ces conversations personnelles avec votre employeur.